Quali sono gli aspetti fondamentali da tenere in considerazione quando si valuta l'implementazione di un nuovo sistema OMS e CRM? Un aspetto spesso trascurato è il riconoscimento dei ricavi. Il riconoscimento dei ricavi è intrinseco a tutte le aree aziendali e, in quanto tale, dovrebbe essere al centro della progettazione e dei requisiti.

Innanzitutto, è necessario comprendere le regole e i criteri di rilevazione dei ricavi. Una volta compresi, questi devono essere espressi chiaramente come elementi fondamentali dei requisiti di progettazione. È sorprendente quanto spesso ciò non venga definito con chiarezza fino alla fase di analisi relativa alla rendicontazione e, ovviamente, a quel punto è probabilmente troppo tardi!

È necessario riflettere su come tali dati di vendita saranno rappresentati dal punto di vista finanziario e, di conseguenza, su come ciò influirà sulla progettazione. La contabilizzazione dei ricavi incide sul modo in cui vengono interpretati la pipeline e le previsioni di vendita, nonché sul passaggio dallo stato di "preventivo" a quello di "ordine acquisito"; pertanto, comprendere come si desidera che tali dati vengano rappresentati è un fattore chiave per garantire il successo della soluzione.

Le sfide della contabilizzazione dei ricavi nel settore dei media

Nel settore dei media, la contabilizzazione dei ricavi pone alcune sfide specifiche che devono essere prese in considerazione in fase di progettazione, mentre altre considerazioni sono comuni a tutti i settori verticali:

Complessità degli ordini digitali: il calcolo della contabilizzazione dei ricavi per gli ordini digitali comporta una serie di sfide particolari. Quando i prezzi si basano su fattori incerti, come i dati effettivi di consegna (ad esempio, impressioni, clic), diventa notevolmente più difficile determinare l'importo corretto da contabilizzare. Il sistema di gestione degli ordini (OMS) deve essere in grado di tenere conto sia del valore contrattuale che di quello effettivo consegnato, che può variare nel corso della durata dell'ordine.
Riconciliazione con i processi manuali: molte aziende continuano ad affidarsi a processi manuali e fogli di calcolo Excel per la contabilizzazione dei ricavi. L'integrazione di questi sistemi, spesso disparati e obsoleti, con una soluzione moderna e automatizzata per la contabilizzazione dei ricavi può rivelarsi complessa e richiedere notevoli sforzi in termini di migrazione dei dati e riconciliazione dei sistemi.
Mancanza di flessibilità nei sistemi esistenti: gli OMS tradizionali spesso non dispongono della flessibilità e delle analisi dei dati in tempo reale necessarie per un riconoscimento efficace dei ricavi. L'integrazione di un nuovo sistema OMS/CRM che tenga conto del riconoscimento dei ricavi potrebbe richiedere modifiche significative ai sistemi esistenti o addirittura una revisione completa, al fine di garantire un flusso di dati senza soluzione di continuità e funzionalità di reporting in tempo reale.
Complessità della configurazione: le norme che regolano la contabilizzazione dei ricavi sono complesse e variano notevolmente da un'azienda all'altra. La configurazione dell'OMS in modo che sia conforme a tali norme specifiche, comprese le modalità di ripartizione dei costi di produzione, l'applicazione degli sconti e la gestione degli articoli gratuiti, richiederà un'attenta riflessione e un'analisi approfondita.
Gestione dei dati storici: una delle principali sfide consiste nell'integrare i dati storici nella progettazione. I dati storici relativi ai ricavi devono essere presi in considerazione nel nuovo sistema integrato per garantire un confronto accurato, su base annua, dei risultati finanziari. In caso contrario, potrebbero verificarsi discrepanze e imprecisioni nella rendicontazione finanziaria, impedendo l'analisi su base annua.

Aspetti da tenere in considerazione

Alla luce di quanto sopra, nell’implementare un nuovo sistema di gestione degli ordini (OMS) è necessario tenere conto di alcune sfumature fondamentali. Trascurarle può portare a decisioni basate su dati imprecisi, con conseguenze negative su diversi aspetti dell’attività.

Ecco perché:

Calcoli accurati dei ricavi a supporto del processo decisionale: i sistemi OMS devono calcolare con precisione i ricavi derivanti dagli ordini e dalle righe d’ordine per fornire dati utili a prendere decisioni aziendali ponderate. È fondamentale comprendere che i metodi di calcolo dei ricavi variano da un’azienda all’altra. L’OMS deve essere flessibile e allinearsi alle esigenze specifiche dell’azienda. Ad esempio, i ricavi relativi agli ordini di stampa devono essere attribuiti al mese di pubblicazione della rivista. Gli ordini digitali che si estendono su più mesi richiedono una ripartizione dei ricavi tra tali mesi in base alla durata.
Affrontare scenari complessi di rilevazione dei ricavi: La contabilizzazione dei ricavi può risultare complessa, in particolare nelle aziende del settore dei media che dispongono di flussi di ricavi diversificati, quali pubblicità, abbonamenti e licenze di contenuti. Un sistema OMS deve essere in grado di gestire diversi scenari:
- Operazioni multicomponente: può risultare complesso separare e quantificare con precisione i ricavi relativi a pacchetti che includono hardware, software, consulenza e altri servizi.
- Operazioni pluriennali: occorre valutare attentamente quando e in che misura contabilizzare i ricavi relativi a progetti a lungo termine caratterizzati da compensi fissi, flussi di cassa irregolari e scadenze multiple.
- Contratti con variabili imprevedibili: nel settore dei media digitali si stipulano spesso contratti il cui prezzo finale dipende da dati effettivi, come il numero di impressioni generate, il che rende più complesso il calcolo dei ricavi.
Garantire la conformità e la trasparenza: i principi contabili in materia di rilevazione dei ricavi, come l’IFRS 15, sono stati concepiti per promuovere la trasparenza e ridurre le pratiche contabili manipolative. Integrare fin dall’inizio la rilevazione dei ricavi nell’OMS garantisce la conformità a tali principi e rafforza la fiducia degli stakeholder.

Conseguenze del mancato riconoscimento dei ricavi

Una rendicontazione finanziaria imprecisa porta a decisioni prese sulla base di informazioni errate e può comportare problemi legali e normativi.
Perdita di fiducia da parte degli stakeholder a causa di dati finanziari inaffidabili.
Opportunità di crescita e redditività perse a causa dell'incapacità di reagire in modo proattivo alle dinamiche di mercato.

I vantaggi di dare priorità alla contabilizzazione dei ricavi

Prendi decisioni basate sui dati grazie a informazioni in tempo reale sui ricavi.
Ottieni un vantaggio competitivo reagendo rapidamente ai cambiamenti del mercato e alle preferenze dei clienti.
Migliorare la pianificazione finanziaria, la definizione del budget e la valutazione degli investimenti.
Migliorare l'agilità e la reattività all'interno dell'azienda.
Creare un clima di fiducia tra le parti interessate, inclusi gli investitori, il management e i team di vendita.