¿Cuáles son algunos de los aspectos clave que hay que tener en cuenta a la hora de implantar un nuevo sistema de gestión de pedidos (OMS) y de gestión de relaciones con los clientes (CRM)? Un aspecto que a menudo se pasa por alto es el reconocimiento de ingresos. El reconocimiento de ingresos es un elemento intrínseco a todas las áreas de negocio y, como tal, debería ocupar un lugar prioritario en el diseño y los requisitos.

En primer lugar, es necesario comprender las normas y criterios de reconocimiento de ingresos. Una vez comprendidos, deben expresarse claramente como elementos fundamentales de los requisitos de diseño. Es sorprendente lo a menudo que esto no se define con claridad hasta la fase de análisis de la presentación de informes y, por supuesto, ¡para entonces probablemente ya sea demasiado tarde!

Debes pensar en cómo se representarán financieramente esos datos de ventas y, a su vez, cómo afectará eso a tu diseño. El reconocimiento de ingresos influye en la forma en que se visualizan el carrito de ventas y las previsiones de ventas, así como en la transición de un estado de «presupuesto» a uno de «cobrado»; por lo tanto, comprender cómo quieres que se representen esos datos es un factor clave para ofrecer una solución satisfactoria.

Retos del reconocimiento de ingresos en el sector de los medios de comunicación

En el sector de los medios de comunicación, el reconocimiento de ingresos plantea algunos retos específicos que deben tenerse en cuenta en el diseño, mientras que otras consideraciones son comunes a todos los sectores verticales:

Complejidad de los pedidos digitales: El cálculo del reconocimiento de ingresos para los pedidos digitales plantea una serie de retos específicos. Cuando los precios se basan en factores desconocidos, como las cantidades realmente entregadas (por ejemplo, impresiones o clics), resulta mucho más complicado determinar los ingresos correctos que deben reconocerse. El sistema de gestión de pedidos (OMS) debe ser capaz de contabilizar tanto el valor contratado como el valor real entregado, que puede fluctuar a lo largo de la vigencia del pedido.
Conciliación con los procesos manuales: Muchas empresas siguen recurriendo a procesos manuales y hojas de cálculo de Excel para el reconocimiento de ingresos. La integración de estos sistemas, a menudo dispares y obsoletos, con una solución moderna y automatizada de reconocimiento de ingresos puede resultar compleja y requerir un esfuerzo considerable en materia de migración de datos y conciliación de sistemas.
Falta de flexibilidad en los sistemas actuales: Los sistemas OMS tradicionales suelen carecer de la flexibilidad y la información en tiempo real necesarias para un reconocimiento eficaz de los ingresos. La integración de un nuevo sistema OMS/CRM que tenga en cuenta el reconocimiento de ingresos puede requerir modificaciones importantes en los sistemas actuales o incluso una revisión completa para garantizar un flujo de datos fluido y capacidades de generación de informes en tiempo real.
Complejidad de la configuración: Las normas que rigen el reconocimiento de ingresos son complejas y varían considerablemente de una empresa a otra. La configuración del OMS para que se ajuste a estas normas específicas —incluida la forma en que se imputan los gastos de producción, se aplican los descuentos y se gestionan los artículos gratuitos— requerirá una reflexión y un análisis minuciosos.
Gestión de datos históricos: Uno de los principales retos es incorporar los datos históricos en el diseño. Los datos históricos de ingresos deben tenerse en cuenta en el nuevo sistema integrado para garantizar una comparación interanual precisa del rendimiento financiero. De no hacerlo, pueden surgir discrepancias e inexactitudes en la información financiera, lo que impedirá realizar análisis interanuales.

Aspectos que deben tenerse en cuenta

Teniendo en cuenta lo anterior, hay que tener en cuenta algunos matices clave a la hora de implementar un nuevo sistema de gestión de pedidos (OMS). Pasarlos por alto puede dar lugar a decisiones basadas en datos inexactos, con consecuencias negativas para diversos aspectos del negocio.

He aquí el motivo:

Cálculos precisos de los ingresos para la toma de decisiones: Los sistemas OMS deben calcular con precisión los ingresos derivados de los pedidos y las líneas de pedido para proporcionar datos que permitan tomar decisiones empresariales acertadas. Es fundamental comprender que los métodos de cálculo de los ingresos varían según la empresa. El OMS debe ser flexible y adaptarse a los requisitos específicos de la empresa. Por ejemplo, los ingresos de los pedidos de impresión deben atribuirse al mes en que se publica la revista. Los pedidos digitales que abarcan varios meses requieren un reparto de los ingresos entre dichos meses en función de su duración.
Abordar situaciones complejas de reconocimiento de ingresos: El reconocimiento de ingresos puede resultar complejo, sobre todo en las empresas del sector de los medios de comunicación, que cuentan con diversas fuentes de ingresos, como la publicidad, las suscripciones y las licencias de contenidos. Un sistema de gestión de pedidos (OMS) debe ser capaz de gestionar diversas situaciones:
- Transacciones con múltiples componentes: Puede resultar complicado separar y cuantificar con precisión los ingresos generados por paquetes combinados que incluyen hardware, software, consultoría y otros servicios.
- Operaciones plurianuales: Es necesario analizar detenidamente cuándo y qué importe de los ingresos se debe contabilizar en el caso de proyectos a largo plazo con honorarios fijos, flujos de caja irregulares y múltiples plazos de entrega.
- Contratos con variables desconocidas: Los medios digitales suelen implicar contratos cuyo precio final depende de datos reales, como el número de impresiones generadas, lo que complica el cálculo de los ingresos.
Garantizar el cumplimiento normativo y la transparencia: Las normas de reconocimiento de ingresos, como la NIIF 15, tienen por objeto promover la transparencia y reducir las prácticas contables manipuladoras. La integración del reconocimiento de ingresos en el sistema de gestión de pedidos (OMS) desde el principio garantiza el cumplimiento de estas normas y fomenta la confianza de las partes interesadas.

Consecuencias de ignorar el reconocimiento de ingresos

Una información financiera inexacta da lugar a una toma de decisiones basada en datos erróneos y a posibles problemas legales y normativos.
Pérdida de confianza de las partes interesadas debido a datos financieros poco fiables.
Oportunidades perdidas de crecimiento y rentabilidad debido a la incapacidad de responder de forma proactiva a la dinámica del mercado.

Ventajas de dar prioridad al reconocimiento de ingresos

Toma decisiones basadas en datos a partir de información sobre los ingresos en tiempo real.
Consigue una ventaja competitiva respondiendo con rapidez a los cambios del mercado y a las preferencias de los clientes.
Mejorar la planificación financiera, la elaboración de presupuestos y la evaluación de inversiones.
Mejorar la agilidad y la capacidad de respuesta de la empresa.
Fomentar la confianza entre las partes interesadas, incluidos los inversores, la dirección y los equipos de ventas.