Dado que toda empresa necesita llevar un registro de todas las transacciones de compra y venta, la facturación, especialmente en su forma electrónica, se considera una herramienta inestimable para la contabilidad empresarial. No cabe duda de que una factura bien diseñada no sólo permite hacer un seguimiento de los pagos y cobrar a tiempo, sino que también proporciona protección legal a ambas partes, además de permitir la presentación de informes de ingresos precisos para garantizar una tributación adecuada. Por lo tanto, entender los diferentes tipos de facturas resulta crucial para el desarrollo de prácticas financieras sólidas que contribuyan a agilizar el proceso de venta.
El sector publicitario conoce bien este reto y, en este sentido, las facturas preliminares, también conocidas como facturas de prepago, pueden resultar un documento eficaz para garantizar que tanto los editores como los anunciantes estén de acuerdo en los términos del contrato, incluyendo aspectos como el precio, la ubicación y la duración de la campaña publicitaria.
¿Qué es una prefactura?
Una factura preliminar, al igual que una factura, es un acuerdo comercial vinculante. La diferencia radica en que una factura preliminar es una estimación del importe que se cobrará por los productos presupuestados, que se entrega al cliente antes de que se cierre la operación, lo que significa que las condiciones de venta aún pueden modificarse.
Ventajas del uso de facturas preliminares para editores y anunciantes
Una de las principales ventajas de utilizar facturas preliminares en publicidad es que, al no tratarse de una venta definitiva, no es necesario revisarlas si se introducen modificaciones en el contrato. Esto reduce el tiempo y el papeleo, al tiempo que ofrece a los clientes potenciales una visión general de los precios unitarios, las fechas previstas y las condiciones de pago de los elementos de la campaña publicitaria contratada, sin necesidad de pagar por adelantado. De este modo, un posible comprador puede comparar la oferta de un proveedor con la de otro y, así, elegir la propuesta que mejor se adapte a su presupuesto antes de emitir la factura definitiva.
Sin embargo, por muy útiles que puedan parecer las facturas preliminares, generarlas puede resultar una tarea ardua para los equipos de finanzas y contabilidad que no cuentan con un sistema automatizado de gestión de cuentas por pagar, ya que conciliar manualmente la información de varias hojas de cálculo de Excel es un proceso que requiere mucho tiempo y resulta ineficaz.
Los métodos tradicionales de facturación requieren pasos laboriosos, como introducir los datos de una factura de un proveedor, someterla a autorización y, por último, completar el pago. Por no hablar de que, a medida que la empresa crece, enviar las facturas por correo electrónico o en papel solo hace que el proceso interno resulte más tedioso y arriesgado en cuanto a errores, desde los básicos del cálculo manual, pasando por las fechas de pago y las facturas duplicadas, hasta la emisión de facturas no autorizadas.
Por encima de todo, está claro que la facturación y los pagos funcionan mejor cuando se cuenta con un sistema centralizado y conectado del que extraer los datos, y el factor común para superar las dificultades mencionadas es la automatización, especialmente cuando se trata de generar un gran número de facturas preliminares en un plazo de tiempo limitado.
Optimizar la emisión de facturas preliminares
El Asistente de Prefacturación de ADvendio ayuda a los editores y anunciantes a garantizar la exactitud de los procesos de prefacturación mediante la simple automatización de los procesos manuales, lo que ayuda a reducir las tasas de error y evita la necesidad de revisar repetidamente los detalles de cada presupuesto.
Esta última actualización incluye funciones inteligentes como la búsqueda en el historial para acceder con un solo clic a todas las prefacturas y su sincronización con la tabla de datos Salesforce , que ofrece otras funciones prácticas como la carga dinámica, el cambio de tamaño y la ordenación de datos, lo que convierte al Asistente de Prefacturación en la herramienta perfecta para empresas de todos los tamaños.
El asistente para la creación automática de facturas preliminares ya está disponible en Lightning Experience
El Asistente de Prefacturación de ADvendio ha sido actualizado desde la vista Salesforce Classic y ahora está disponible en Lightning Experience. Esto significa que la herramienta del asistente de prefactura tendrá una interfaz de usuario mucho más fluida, será mucho más rápida y será más fácilmente accesible para todos los clientes de ADvendio .
Con nuestra última actualización, ayudamos a nuestros clientes a agilizar muchas de las tediosas tareas relacionadas con las campañas, el canal y la facturación a los clientes, a la vez que les proporcionamos una variedad de opciones para gestionar el procesamiento de sus facturas de la manera más eficiente posible para su negocio, independientemente de sus necesidades específicas. Para obtener más información sobre esta y otras de nuestras últimas mejoras, consulte la versión 2.142 de ADvendio para el verano 2021.
