Quels sont les principaux éléments à prendre en compte lors de la mise en place d'un nouveau système OMS et CRM ? La comptabilisation des produits est un aspect souvent négligé. Elle est pourtant inhérente à tous les domaines d'activité et devrait, à ce titre, être au cœur de la conception et des spécifications.

Tout d'abord, vous devez bien comprendre vos règles et critères de comptabilisation des produits. Une fois que vous les maîtrisez, ils doivent être clairement énoncés comme des éléments fondamentaux des exigences de conception. Il est surprenant de constater à quel point cela n'est souvent pas clairement défini avant la phase d'analyse des rapports, et bien sûr, il est alors probablement trop tard !

Vous devez réfléchir à la manière dont ces données commerciales seront représentées sur le plan financier et, par conséquent, à l'impact que cela aura sur votre conception. La comptabilisation des revenus influe sur la façon dont vous percevez votre pipeline et vos prévisions de ventes, ainsi que sur la manière dont celles-ci passent du statut « devis » au statut « commande enregistrée » ; il est donc essentiel de bien comprendre comment vous souhaitez que ces données soient représentées pour mettre en place une solution efficace.

Les défis liés à la comptabilisation des produits dans le secteur des médias

Dans le secteur des médias, la comptabilisation des produits pose des défis spécifiques dont il faut tenir compte lors de la conception, tandis que d'autres aspects sont communs à tous les secteurs d'activité :

Complexité des commandes numériques: le calcul de la comptabilisation des produits pour les commandes numériques pose un ensemble de défis particuliers. Lorsque les prix reposent sur des facteurs inconnus, tels que les volumes effectivement livrés (par exemple, les impressions ou les clics), il devient nettement plus difficile de déterminer le montant exact des produits à comptabiliser. Le système de gestion des commandes (OMS) doit être capable de prendre en compte à la fois la valeur contractuelle et la valeur réelle livrée, qui peuvent fluctuer tout au long de la durée de la commande.
Rapprochement avec les processus manuels: De nombreuses entreprises s'appuient encore sur des processus manuels et des feuilles de calcul Excel pour la comptabilisation des produits. L'intégration de ces systèmes, souvent disparates et obsolètes, à une solution moderne et automatisée de comptabilisation des produits peut s'avérer complexe et nécessiter d'importants efforts de migration des données et de rapprochement des systèmes.
Manque de souplesse des systèmes existants: les systèmes OMS traditionnels manquent souvent de la souplesse et des informations en temps réel nécessaires à une comptabilisation efficace des revenus. L'intégration d'un nouveau système OMS/CRM tenant compte de la comptabilisation des revenus peut nécessiter des modifications importantes des systèmes existants, voire une refonte complète, afin de garantir un flux de données fluide et des capacités de reporting en temps réel.
Complexité de la configuration: les règles régissant la comptabilisation des produits sont complexes et varient considérablement d'une entreprise à l'autre. La configuration du système de gestion des commandes (OMS) afin de l'aligner sur ces règles spécifiques, notamment en ce qui concerne la répartition des frais de production, l'application des remises et le traitement des articles gratuits, nécessitera une réflexion et une analyse approfondies.
Traitement des données historiques: L'un des principaux défis consiste à intégrer les données historiques dans la conception du système. Les données historiques relatives au chiffre d'affaires doivent être prises en compte dans le nouveau système intégré afin de garantir une comparaison précise des performances financières d'une année sur l'autre. Ne pas le faire peut entraîner des divergences et des inexactitudes dans les rapports financiers et empêcher toute analyse comparative d'une année sur l'autre.

Éléments à prendre en compte

Compte tenu de ce qui précède, il convient de prendre en considération certaines nuances essentielles lors de la mise en œuvre d'un nouveau système de gestion des commandes (OMS). Les négliger peut conduire à des décisions fondées sur des données inexactes, avec des conséquences néfastes pour divers aspects de l'activité.

Voici pourquoi :

Des calculs précis du chiffre d'affaires pour la prise de décision : les systèmes OMS doivent calculer avec précision le chiffre d'affaires généré par les commandes et les lignes de commande afin de fournir les données nécessaires à la prise de décisions commerciales éclairées. Il est essentiel de comprendre que les méthodes de calcul du chiffre d'affaires varient d'une entreprise à l'autre. Le système OMS doit être flexible et s'adapter aux exigences spécifiques de l'entreprise. Par exemple, le chiffre d'affaires des commandes d'imprimés doit être imputé au mois de parution du magazine. Les commandes numériques s'étalant sur plusieurs mois nécessitent une répartition du chiffre d'affaires entre ces mois en fonction de leur durée.
Gérer les cas complexes de comptabilisation des produits : La comptabilisation des produits peut s'avérer complexe, en particulier dans le secteur des médias, où les sources de revenus sont multiples (publicité, abonnements et licences de contenu, par exemple). Un système de gestion des commandes (OMS) doit être capable de gérer divers scénarios :
- Transactions à plusieurs composantes : il peut s'avérer difficile de distinguer et de comptabiliser avec précision le chiffre d'affaires généré par des offres groupées comprenant du matériel, des logiciels, des services de conseil et d'autres prestations.
- Opérations pluriannuelles : il convient d'examiner avec soin à quel moment et dans quelle mesure comptabiliser les produits pour les projets à long terme caractérisés par des honoraires fixes, des flux de trésorerie irréguliers et des échéances multiples.
- Contrats comportant des variables inconnues : dans le domaine des médias numériques, les contrats prévoient souvent que le prix final dépend de données réelles, telles que le nombre d'impressions générées, ce qui complique le calcul des revenus.
Garantir la conformité et la transparence : les normes de comptabilisation des produits, telles que la norme IFRS 15, ont pour objectif de favoriser la transparence et de limiter les pratiques comptables frauduleuses. L'intégration dès le départ de la comptabilisation des produits dans le système de gestion des commandes (OMS) garantit le respect de ces normes et renforce la confiance des parties prenantes.

Conséquences du non-respect des règles de comptabilisation des produits

Des rapports financiers inexacts conduisent à des décisions prises sur la base d'informations erronées et peuvent entraîner des problèmes juridiques et réglementaires.
Perte de confiance des parties prenantes due à des données financières peu fiables.
Des occasions manquées en matière de croissance et de rentabilité, dues à une incapacité à s'adapter de manière proactive à l'évolution du marché.

Avantages de donner la priorité à la comptabilisation des produits

Prenez des décisions fondées sur des données grâce à des informations en temps réel sur le chiffre d'affaires.
Gagnez un avantage concurrentiel en réagissant rapidement aux évolutions du marché et aux préférences des clients.
Améliorer la planification financière, la gestion budgétaire et l'évaluation des investissements.
Améliorer l'agilité et la réactivité au sein de l'entreprise.
Instaurer un climat de confiance parmi les parties prenantes, notamment les investisseurs, la direction et les équipes commerciales.