Da jedes Unternehmen alle Ein- und Ausgänge dokumentieren muss, gilt die Rechnungsstellung – insbesondere in papierloser Form – als unverzichtbares Instrument der Unternehmensbuchhaltung. Es steht außer Frage, dass eine gut gestaltete Rechnung nicht nur die Nachverfolgung von Zahlungen und die pünktliche Begleichung ermöglicht, sondern auch Rechtssicherheit für beide Parteien bietet und eine genaue Ertragsabrechnung gewährleistet, um eine ordnungsgemäße Besteuerung sicherzustellen. Daher ist das Verständnis der verschiedenen Arten von Rechnungen entscheidend für die Entwicklung solider Finanzpraktiken, die zur Optimierung des Verkaufsprozesses beitragen.

Die Werbebranche ist mit dieser Herausforderung bestens vertraut, und in diesem Zusammenhang können Vorab-Rechnungen, auch als Vorauszahlungsrechnungen bekannt, ein wirksames Instrument sein, um sicherzustellen, dass sich Publisher und Werbekunden über die Vereinbarung einig sind, einschließlich Aspekten wie Preis, Platzierung und Dauer der Werbekampagne.

Was ist eine Vorabrechnung?

Eine Vorrechnung ist ebenso wie eine Rechnung ein verbindlicher Handelsvertrag. Der Unterschied besteht darin, dass eine Vorrechnung eine Schätzung des Rechnungsbetrags für die angebotenen Waren darstellt, die dem Kunden vor Abschluss des Geschäfts vorgelegt wird, was bedeutet, dass die Verkaufsbedingungen noch geändert werden können.

Vorteile der Verwendung von Vorrechnungen für Verlage und Werbekunden

Einer der größten Vorteile der Verwendung von Vorab-Rechnungen in der Werbung besteht darin, dass es sich nicht um einen endgültigen Verkauf handelt und daher keine Überprüfung erforderlich ist, wenn Änderungen an der Vereinbarung vorgenommen werden. Dies spart Zeit und Verwaltungsaufwand und bietet potenziellen Kunden dennoch einen Überblick über die Stückpreise, die geplanten Termine und die Zahlungsbedingungen der gebuchten Werbekampagnenelemente, ohne dass eine Vorauszahlung erforderlich ist. Auf diese Weise kann ein potenzieller Käufer die Angebote verschiedener Anbieter vergleichen und so das Angebot auswählen, das am besten zu seinem Budget passt, bevor die endgültige Rechnung ausgestellt wird.

So nützlich Vorrechnungen auch erscheinen mögen, kann ihre Erstellung für Finanz- und Buchhaltungsteams ohne ein automatisiertes Kreditorenbuchhaltungssystem eine mühsame Aufgabe sein, da das manuelle Abgleichen von Informationen aus mehreren Excel-Tabellen ein zeitaufwändiger und ineffizienter Prozess ist.

Herkömmliche Rechnungsstellungsmethoden erfordern mühsame Schritte, wie das Einreichen der Daten einer Lieferantenrechnung, deren Genehmigung und schließlich die Durchführung der Zahlung. Ganz zu schweigen davon, dass mit zunehmendem Unternehmenswachstum der Versand von Rechnungen per E-Mail oder manuell den internen Prozess nur noch mühsamer und fehleranfälliger macht – angefangen bei einfachen Fehlern bei der manuellen Berechnung über Zahlungsfristen und doppelte Rechnungen bis hin zur Ausstellung nicht genehmigter Rechnungen.

Vor allem ist klar, dass Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung am besten mit einem zentralen, vernetzten System funktionieren, aus dem Daten abgerufen werden können, und der gemeinsame Faktor zur Überwindung der oben genannten Schwierigkeiten ist die Automatisierung, insbesondere wenn es darum geht, innerhalb eines begrenzten Zeitraums eine große Anzahl von Vorrechnungen zu erstellen.

Optimierung der Rechnungsvorausstellung

Der Vorab-RechnungsassistentADvendio unterstützt Verlage und Werbekunden dabei, die Richtigkeit von Vorab-Rechnungsläufen sicherzustellen, indem er manuelle Prozesse automatisiert. Dies trägt dazu bei, die Fehlerquote zu senken und vermeidet die Notwendigkeit, die Details jedes einzelnen Angebots wiederholt zu überprüfen.

Dieses neueste Update umfasst intelligente Funktionen wie die Verlaufssuche für den Zugriff auf alle Vorrechnungen mit nur einem Klick sowie die Synchronisierung mit Salesforce , die weitere praktische Funktionen wie dynamisches Hochladen, Größenanpassung und Datensortierung bietet, wodurch sich der Vorrechnungs-Assistent als das perfekte Werkzeug für Unternehmen jeder Größe erweist.

Der Assistent zur automatisierten Erstellung von Vorrechnungen ist jetzt in Lightning Experience verfügbar

Der Vorab-Rechnungsassistent ADvendiowurde von der Salesforce aktualisiert und ist nun in Lightning Experience verfügbar. Das bedeutet, dass das Tool für den Vorab-Rechnungsassistenten über eine deutlich benutzerfreundlichere Oberfläche verfügt, wesentlich schneller ist und für alle ADvendio leichter zugänglich ist.

Mit unserem neuesten Update helfen wir unseren Kunden, viele der mühsamen Aufgaben im Zusammenhang mit Kampagnen, Kanälen und der Kundenabrechnung zu optimieren. Gleichzeitig bieten wir ihnen eine Vielzahl von Optionen, um ihre Rechnungsabwicklung so effizient wie möglich für ihr Unternehmen zu gestalten – ganz unabhängig von ihren spezifischen Anforderungen. Weitere Informationen hierzu und zu unseren anderen aktuellen Verbesserungen finden Sie in der ADvendio 2.142 für den Sommer 2021.